こんにちは！ キャリア30年現役保育士はなえみです。
履歴書や職務経歴書を応募先に郵送するとき、添え状を付けることって知っていましたか？
これは、社会人として知っておくべき大切なマナーなんですよ。
でも、「添え状なんて聞いたことないし、どうやって書けばいいのかわからない！」なんて悩んでいませんか？
そんな保育士の方向けに、「履歴書や職務経歴書を郵送するときの添え状の書き方」や、さらに、「封筒の書き方や郵送の仕方」について詳しく解説します。
- 記事の信頼性
- 私、保育士でありながら、実は企業の一般事務で働いた経験があるんです
- なので、郵送書類に添付されている添え状は何度も見ています
- 添え状の様式や書き方のポイントは熟知していますよ
というわけで、この記事を読めば、添え状の書き方や郵送するときのマナーをマスターすることができますよ。
あなたの印象がバッチリよくなること、間違いなしです！
目次
そもそも「添え状」って？
「添え状」とは、応募先に履歴書や職務経歴書を郵送する際に付ける、挨拶の文面を別紙に書いたもののことを指します。
添え状は、「送付状」とか、「カバーレター」とも言われます。
添え状の役割は、「この封筒の中にはこんな書類が入っていますよ」「ご確認よろしくお願いします」などのことを伝えることです。
たとえば、直接会う場合は、黙って相手に履歴書を差し出したりはしませんよね。
何かしら、「こちらが履歴書になります。よろしくお願いします」といった言葉を添えると思います。
つまり、その挨拶の言葉に代わるものが添え状なんです。
だからこそ、履歴書や職務経歴書を応募先に郵送する場合には、添え状を同封するのが常識であり大事なマナーなんです。
添え状は、時候の挨拶から始まり、「以下の書類を送りますのでよろしくお願いします」といった簡単な挨拶文を載せます。
そして、封筒に入っている書類が何なのか、一目でわかるように箇条書きします。
たとえば、
- 履歴書 1通
- 職務経歴書 1通
といった感じです。
こういった添え状がきちんとついていれば、「社会人としてのマナーや常識を知っている人」と思ってもらえます。
添え状をつけることで応募先への心遣いを表現できますし、受け取った方も何の書類が届いたのかガわかりやすく、あなたに対して丁寧な印象を持ちます。
添え状の書き方
添え状は、パソコンで書くのが一般的です。
用紙サイズはA４で1枚に収めるようにします。
ちなみに履歴書は二つ折りした時にB5サイズになるのが一般的です。
中にはA4サイズの履歴書もありますが、私の職場で実習生やアルバイトさんが履歴書を持ってくるときも、みんなB5サイズですね。
添え状や職務経歴書はA4サイズなので、「そろえた方がいいのでは？」と思うかもしれませんが、そこは気にしないでください。
やはり履歴書はB5サイズの方が多く使われています。
話を添え状の戻しますが、書く時の文体は、「です・ます調」にしてくださいね。
そして、書く内容はシンプルにします。
大事なのは、何の書類が入っているかがわかるように書くことです。
そして、応募先への挨拶の気持ちが伝わることです。
たまに簡単な自己PRを書く人がいますが、これはいらないです。
自己PRは職務経歴書の中で書くものです。
添え状は、あくまでも封書の中の書類が何かを知らせる挨拶文です。
添え状の役割を正しく知ってれば、無駄な自己PRを書くことはないはずです。
では、添え状の見本を見ながら、より具体的に書き方の解説をしていきますね。
【添え状の見本】↓
①【送付年月日】
右上に書きます。投函する日、履歴書と同じ西暦か和暦か統一しましょう。
②【宛先】
送付年月日より一段下げた左上に書きます。
「社会福祉法人○○○○ △△保育園」
「株式会社○○○○ △△保育園」
など、正式な宛名を書きます。
その下には、さらに部署名や採用担当者の名前を書きます。
企業や園、部署に敬称をつけるときは「御中」、
個人名には「様」をつけます。
たとえば、
▶部署名だけがわかっているとき
「○○部（○○課）御中」
「○○部（○○課）採用ご担当者様」
▶担当者がわかるとき
「○○部（○○課）○○様」
▶担当者が園長のとき
「○○法人○○保育園 園長○○様」
といった感じです。
③【自分の署名、住所、TEL、メルアド】
宛先より一段下げ、送付年月日の下に書きます。これも略すことなく全部書きます。
④【本文】
まず、時候の挨拶から始めます。
たとえば、「拝啓」から始まる場合、
と書きます。
これ以上長々とは書かなくて大丈夫です。
結びの「敬具」の位置は、見本のように入れてくださいね。
続けて、同封の応募書類の内訳について書きます。
まずは、「記」と真ん中に書きます。
その下に「送付書類」として、何の書類が何枚入っているのかを箇条書きします。
- 履歴書 1通
- 職務経歴書 1通
といった感じです。
送付書類の内訳に送え状は含めません。
書類の内容が書けたら、右下に「以上」と締めくくります。
添え状は挨拶代わりであり、何の書類が入っているのかがわかればよいので、オリジナルを生み出そうと文面に悩まなくても大丈夫です。
上の見本のテンプレートをそっくり使ったとしても全く問題ありませんよ。
ひとつ気を付けたいのが、いくつかの園に履歴書を送るとき、宛名や日付などを間違えないようにすることです。
園名、日付などが別の園に送った時のままになっていないか、それだけはきちんと確認しましょう。
上の見本と同様の、「添え状のテンプレート」もご用意しましたので、ダウンロードしてご自由にお使いくださいね。
封筒の選び方
封筒は、A4サイズの用紙を折らずに入れられる大きさがよいです。
添え状と職務経歴書は、パソコンで書いてA4サイズの用紙にプリントアウトすることが一般的だからです。
ただ、履歴書だけは二つ折りした状態がB5サイズとなっていてA4よりも小さいです。
履歴書を買うと封筒もセットになっているんですが、それはにはA4用紙は入りません。
なので、履歴書や職務経歴書を郵送する時には、A4用紙を折らずに入れられる封筒を別に買った方がよいです。
大きな封筒は、それ自体の値段が高いですし、郵便料金も高くなってしまいますが、重要書類をきれいな状態で届けられるので、惜しまず用意しましょう。
封筒を受け取る園側が、「丁寧に送ってくれたな」と思ってもらえるのならその方がベストですよね。
ちなみに、履歴書を買ったときにセットになっていた封筒は、履歴書だけを持参する場合には使えます。
直接手渡しする場合、添え状はいりませんからね。
そして、せっかくＡ4サイズの封筒を買うなら、色は白がいいですね。
茶色の封筒よりずっときれいに見えるので、丁寧な感じが伝わりますよ。
封筒の書き方
封筒の表に書く、送り先の住所や宛名などは、縦書きで書くのが一般的です。
いきなりボールペンなどの消せない筆記具で書くより、字が曲がらないように鉛筆などで薄く線を引いたり、下書きしたりしてから書くとよいですね。
この封筒の宛名もちゃんと鉛筆で選を引いてから書いたので、わりとまっすぐに書けてますよね。
これをしないでいきなり書くと、絶対に失敗してしまうのでめんどくさがらずにやりましょう。
書き間違ってしまった場合は、修正テープなどで消さずに、もう一度新しい封筒に書き直しますよ。
まず、住所は都道府県から略さずに書きます。
また、園の経営元が企業の場合、（株）は使わず、正式名称を書きます。
もちろん園名自体も正式名を書きます。
たとえば、
- 「○○法人 △△保育園」
- 「株式会社○○ △△保育園」
と書きます。
さらに、
- 「人事部○○様」
- 「採用ご担当者様」
- 「○○部○○課御中」
などと書きます。
採用担当者や園長の名前がわかっていれば、その人の名前に様をつけます。
そして、封筒の表面の左下の方に赤字で、「履歴書在中」「応募書類在中」と書いておきましょう。
そうすれば、その封筒の中身が応募書類であることが、一目でわかりますよね。
続いて、封筒の裏面に移ります。
自分の名前や住所は、封筒の裏の左側下の方に書きましょう。
必要書類を封筒に入れたらしっかりとのり付けし、「〆」や「封」といった封字を書くのを忘れないでくださいね。
封筒に応募書類を入れて送るときのちょっとしたコツ
では、封筒に応募書類を入れて送るときのちょっとしたコツを解説しますね。
ここでも出来るだけの配慮をすると、好感度がアップしますよ。
まず、新品の透明無色のクリアファイルを用意し、そこに応募書類を入れます。
クリアファイルを封筒に入れれば、郵送中に書類が折れ曲がったり濡れたりせずに済みますよね。
また、クリアファイルに入れる書類の順番にも気を遣いましょう。
まず一番上から順番に、「添え状」→「履歴書」→「職務経歴書（必要な場合）」→「その他園から提出を求められている書類」で重ねます。
封筒への入れ方は、採用担当者が封筒の表面を見ながら封を開けて取り出した際、添え状の文字がちゃんと読めるように（逆さにならないように）してくださいね。
切手は封筒の表面の左上に貼りますが、「封筒が大きいので、郵便料金がよくわからない」という方も多いかと思います。
インターネットで郵便料金を調べ、自分で封書の重さを測って切手を用意してもいいですが、それよりも郵便局に行って窓口で測ってもらった方が万全です。
万が一、「郵便料金が足りなくて戻ってきてしまった」ということになると、書類が届くのが遅れてしまいますからね。
ここまで気を遣ってきたのに、そこで失敗したくはないですよね。
確実に最短の時間で応募先に届けたいのであれば、郵便局に出しに行くのがベストですよ。
履歴書を直接手渡しする際のマナー
履歴書や職務経歴書を郵送しないときは、面接時に持参して手渡しすることになります。
その際には、どのようなマナーがあるのでしょうか。
まず、履歴書や職務経歴書を持って行くときは、封筒、または無色透明のクリアファイルに入れて持参しましょう。
「履歴書ありますか？」と採用担当者から聞かれたら、自分で封筒から出して、相手の方に向けて両手で渡します。
「こちらが履歴書になります。よろしくお願いします」など、一言添えて渡すといいですね。
封筒に入れたままの状態で渡すよりも、封筒から出して渡す方が親切です。
クリアファイルの場合は、ファイルごと渡すのもアリです。
クリアファイルなら入れたままでも中身がわかりますし、書類がカバンの中で折れたりぬれたりしないように気を遣ってきたことが伝わります。
もし、書類を封筒ごと渡すのであれば、宛名や自分の名前などは書かなくてよいです。
ただ、「履歴書在中」ということは、赤字で書いておきましょう。
まとめ
添え状って、普段は必要がないですし気にすることってないですから、よくわからないのも無理はありません。
ですが、添え状の内容自体はそれほど難しくはないので、ぜひ見本を参考にして書いてみてくださいね。
「それでもちょっと不安」「他にも転職に関する疑問がある」という場合は、保育士転職サイトに相談してみるといいですよ。
保育士転職サイトでは、求人紹介はもちろんですが、履歴書や職務経歴書の書き方、添え状についても具体的にアドバイスしてくれますよ。
添え状の書き方や郵送時のマナーを守れるということは、社会人としての常識があり相手方への思いやりがあるということ。
そんなあなたの人柄がきっと伝わるはずですよ。
