転職活動では、まずは園への応募が始めの一歩。
今は、「園のHPの応募フォームに入力して送信」、
なんてことも増えてきてるけど、
「まずは電話」ていう場合も結構あります。
初めての電話なんてめっちゃ緊張するし、
できれば、印象よく思ってもらいたいですよね。
今回は、
「保育士が園の求人に応募するときの失敗しない電話のかけ方」
をお伝えします。
ぜひ参考にしてみてくださいね！
記事の信頼性
- 私、はなえみは保育士歴30年の現役保育士。（転職でホワイト園に巡り会えました！→ プロフィールはこちら)
- 過去、保育士から一般企業の事務職への転職経験あり。
- 史上最悪の園長が異動してきて、転職を決心しました。
今はホワイトな環境の中で楽しく働いています！
目次
電話をかける前の準備
「よし、この園に求人応募の電話をかけよう！」と決めたら、
準備するべきこと、気をつけることがこちら。↓
- 話すことをメモしておく
- 大事なことをメモできるようにしておく
- 電話をかける時間帯の配慮
- 静かな場所でかける
では、詳しく解説していきますね。
1．話すこと、聞くことをメモしておく
まずは、「話すこと、聞くことをメモしておく」ですね。
たとえば、もう応募したいと決まっているなら、
- 面接日を決める
- 園見学ができるか
- 当日の持ち物
などが、話すことであり聞くことですね。
こんな感じで内容を書いておきます。
一方で、面接日を決める前に
いくつか質問をしたい場合もありますよね。
そんなときは、そのことも書いておきましょう。
求人票に書かれているけど、より詳しく聞きたいことや、
書かれていないことで聞きたいこと、ですかね。
たとえば、
■応募資格について
■シフトについて
■仕事内容について
■土曜出勤した場合の代休について
■給与の金額の内訳
■いつから入職できるのか
などですね。
まあ、雇用条件や労働条件については、
面接のときに質問すればいいかもしれませんが。
あらかじめ知っておいてから面接に進みたい場合は、
聞いてみてもいいでしょう。
こうやって、聞きたいことをメモしておくと
話の流れが見えてきて安心です。
緊張していても聞きそびれることはないでしょう。
2．決まったことをメモできるようにしておく
次は、「決まったことをメモできるようにしておく」ですね。
あらかじめ聞くことを書いておいたメモに、
話したことや決まったことを書き足していくようにするのがおすすめです。
たとえば、こんな感じ。↓
もし、複数の園に電話する場合は、
園ごとにメモを新しくするのがおすすめ。
そうすれば、見返しやすいし情報が混乱しませんよね。
3．電話をかける時間帯の配慮
「園に電話をかける時間帯」についてですね。
それは、
- 朝なら10:00～11:00
- 昼間は13:30～15:00
がベストでしょう。
10:00前だと登園してくる親子への対応で忙しいし、
欠席の電話がかかってくることも多いです。
その時間帯に電話回線を独占してしまうことは避けましょう。
11:00～13:30ごろは給食やお昼寝の寝かしつけで忙しく、
15:00以降は、おやつがあり降園の時間になるのでバタバタします。
まあ、採用担当は園長や理事長といった管理職なので、
保育現場にそこまで入らないでしょうから
あまり気にする必要はないかもしれません。
ただ、配慮できるのであれば、
園の忙しい時間帯を避けた方がいいですね。
4．静かな場所でかける
園に電話をかけるときは、周りが静かな場所を選びましょう。
意外に周りの音って、電話していると気になるもの。
話に集中できなくなってしまいます。
もちろん、相手にもザワザワした感じは伝わります。
配慮が足りない印象を与えてしまうかも。
なので、雑音が入らない静かな場所で電話するようにしましょう。
電話での上手な話し方、聞き方
次に、電話での上手な話し方、聞き方についてですね。
緊張するとわかっていてもついつい忘れてしまうので、
改めてこちらを意識してくださいね。↓
- 丁寧な言葉遣いで話す
- ゆっくりと話す
- 明るくハキハキと話す
- 相手の話を最後まで聞く
- 理解したことを復唱する
- 電話は相手が先に切るのを待つ
1．丁寧な言葉遣いで話す
まず大前提として、丁寧な言葉遣いで話すこと。
友だちと話すような言葉は当たり前にNGです。
たとえば、先日私が受けた電話がこんな感じだったんです。
相手の人は名前も名乗らずいきなり、
「あのー、そちらの園で求人を出してますよね」
「担当の○○さん、って居ますか？」
と、話し出したんです。
一応、「ですます調」ではあるけれど…
電話に出たのが担当者だったら、まずこの時点で不採用決定です。
だって、
- 名乗らない → 失礼
- 「～～ますよね」→ ラフすぎる
- 「～～さんって、居ますか」→ ラフすぎる
からです。
これって、マナーも言葉遣いもダメダメです。
じゃあどうしたらいいかというと、
まずはどんな小さな問い合わせでも、名乗ること。
たとえば、
「私○○と申します。求人に関することでお問い合わせしたく初めてお電話いたしました」
というような感じですね。
こう言えば、誰がどんな用件で電話してきたのか、
相手にとってわかりやすく、安心してもらえます。
次に、「ですます」を使っていても、語尾に「よね」をつけると
くだけた印象になってしまいます。
今回の例でより丁寧に言うと、
「貴園が出されている求人を拝見しましたが、まだ応募はできますでしょうか？」
がよいかと。
さらに、担当者に替わってほしいなら、
「恐れ入りますが、ご担当の○○様はいらっしゃいますか？」
と聞くのがよいですね。
これならマナーも押さえていて、言葉も丁寧です。
電話を受けた相手側も好印象です。
2．ゆっくりと話す
次に、ゆっくりめに話すことを意識しましょう。
緊張すると、どうしても早口になりがち。
言葉が早いと相手は聞き取りにくいです。
園長や理事長など管理職と話す場合、相手はそれなりに年が上の方かも。
そうなるとなおさら、ゆっくりと話す方が聞き取ってもらいやすいです。
丁寧で落ち着いた印象にもつながりますよ。
3．明るくはきはきと話す
「明るくはきはきと話すこと」、これも意識しましょう。
どうすればできるのかと言うと、
相手が目の前にいて笑顔で話すような、そんなイメージですね。
先ほどのように、仕事上私はかかってきた電話をよく取るのですが、
たまに怒っているかのような、ブスッとした声色の人がいます。
クレームを言いたくて怒ってる、とかではなく、
本人はいたって普通のテンションみたいなんですけど。
「不機嫌なのかな…」と思っちゃいますね。
もしこれが面接の応募の電話なら、一発でアウトです。
電話は顔が見えないし、表情が見えないからこそ、
声のトーンから相手の表情や気持ちを探りますよね。
だからあたかも相手が目の前にいるような気持ちで、
親しみを込めた笑顔を作って、明るく話すことがとても大切なんです。
4．相手の話を最後まで聞く
そして、「相手の話を最後まで聞くこと」
コレも大事です。
相手の話を聞いていると、先がわかってしまうことってありますよね。
ああ、それってこういうことでしょ、
知ってるよ、わかってる！ みたいな。
そうすると、途中で口をはさみたくなってしまうんです。
それってこういうことですよね、みたいなことを言いたくなるんです。
気持ちはわかりますが、そこはグッと我慢しましょう。
話をさえぎられて気持ちがいい人はいません。
まずは、相手が最後まで話し終えてから話を始める。
これを意識してくださいね。
5．決まったことを復唱する
最後に、決まったことを復唱しましょう。
これは、お互いに認識違いがないかどうかを確認するため。
たとえば、
「では、〇月〇日〇曜日、〇時にお伺いするということで、よろしくお願いいたします」
といった感じですね。
もし逆の立場で、相手が話した内容をまとめて繰り返してくれると、
「ああ、伝わってるな」
と思いますよね。
あなたもその安心感を与えてあげてくださいね。
6．電話は相手が先に切るのを待つ
最後は、電話を切るときのタイミングです。
これ、マナーとしては
「電話をかけた方が先に切る」
が正解なんです。
でも、かけた相手によってはこれが逆転します。
まさしく、今回のように求人応募の電話などはそうですね。
相手先が目上の場合は「相手が切ってから自分が切る」です。
たとえば、
「それでは、失礼いたします。プーッ、プーッ、プーッ…」
と、挨拶もそこそこにプープー音が聞こえてきたら、どうでしょう。
「この人、せっかちなのかな」なんて、余裕がない印象になります。
最悪、「用件が終わったとたんサッサと切った」なんて思われちゃうかも。
逆に、
「では、失礼いたします。・・・プーッ、プーッ、プーッ…」
のように、2～3秒の間を取って切ると全く印象は変わります。
適切な間があるため、「サッサと切られた」という印象はないです。
むしろ、落ち着きと余裕を感じますね。
このような細かいところも、見ている人は見ています。
ちょっと配慮するだけで最後まで印象よく、電話を終えられますよ。
電話をかける時の例文
ここからは、電話を掛けるときの具体的な例文となります。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
名前を名乗る
まずは、電話口に出た方に名乗りましょう。
何の要件の電話なのか、わかりやすく伝えてくださいね。
- 「お世話になっております。私、○○と申します。貴園の求人を拝見しまして、ぜひお話を伺いたいと思い、お電話させていただきました」
- 「貴園の求人広告を拝見しまして、初めてお電話させていただきました。保育士の○○と申します」
- 「私、保育士の○○と申します。この度、貴園の求人を拝見しまして、ぜひ応募したいと思いお電話させていただきました」
担当者への取次ぎをお願いする
電話に出た方が、採用の担当者ではないことも。
採用担当者の方に取り次いでもらいましょう。
- 「恐れ入りますが、採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご担当の○○様はいらっしゃいますか？」
担当者に再度名乗り確認する
取り次いでもらったら、最初に電話口に出た方に名乗ったように、
担当者にも同じように名乗りましょう。
そして、この後さらに話を続けてもよいかを確認します。
- 「求人応募の件でお尋ねしたいのですが、今お時間よろしいでしょうか」
という感じですね、
もちろん、話せるから電話口に出てくれたんだと思います。
でも、この一言があると「なかなか気配りがあるな」と思われるはず。
相手が「大丈夫ですよ」とのことであれば、
「ありがとうございます」
とお礼を言ってから、質問や確認したいことの本題に入ります。
聞きたいことを聞く
園に聞きたいことは人によって違うので、
ここから先の展開はさまざまかと思います。
あらかじめまとめておいた聞きたいことを、聞いていきましょう。
たとえば、
- 「こちらの求人は今も応募可能でしょうか」
- 「求人にあります○○について、もう少し詳しくお伺いしてもよろしいでしょうか？」
- 「では、求人に関して3つほど質問してよろしいでしょうか」
- 「面接の時に園内の見学は可能でしょうか？」
- 「ぜひ面接させていただきたいのですが、日程はどのようになりますでしょうか」
- 「当日までに準備しておくものや、持ち物はありますでしょうか」
などですね。
園に聞きたいことを書いたメモをもとに、質問していきましょう。
決まったことを確認する
担当者とのやりとりで、決待ったことを確認しましょう。
たとえば、
- 「では、〇月〇日〇曜日の〇時から面接と言うことで、よろしくお願いいたします」
- 「その日は、始めに園内を見学させていただいてから面接、という流れでよろしかったでしょうか」
- 「履歴書と職務経歴書はあらかじめお送りするということで、早速郵送させていただきます」
- 「当日必要なものは、特になし、でよろしいでしょうか」
といった感じですね。
最後の挨拶を述べる
必要な話がすべて終わったら、最後に挨拶を述べましょう。
- 「お忙しいところ、ありがとうございました」
- 「では、当日よろしくお願いいたします」
- 「失礼いたします」
と、言って電話を切ります。
まとめ
園への電話、どうしたって緊張しますよね。
「失礼がないようにしなきゃ」
「印象をよくしたい」
って思う気持ち、よくわかりますよ。
例文を参考に、しっかりと準備しておけば大丈夫。
落ち着いて電話を掛けてくださいね。
